Les 12 règles
Elles valent pour tous les assistants — ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, Perplexity, Le Chat — et pour les fonctions d'IA intégrées à vos logiciels.
01Une liste d'outils autorisés
Nommez les outils que l'entreprise accepte pour le travail. Ce qui n'est pas sur la liste n'est pas utilisé pour les dossiers clients.
02Le bon type de compte
Pour les usages qui touchent des données clients, une offre professionnelle : pas d'entraînement sur vos données par défaut et un contrat de traitement des données (DPA).
03L'entraînement désactivé sur les comptes personnels
Si des comptes personnels restent utilisés, chaque salarié désactive le réglage qui autorise l'éditeur à se servir des conversations pour améliorer ses modèles.
04Anonymiser avant de coller
Retirez noms, adresses, montants, numéros de dossier. « Un client en retard de paiement de deux mois » donne le même résultat que le nom réel.
05Jamais de données sensibles dans un outil grand public
Santé, opinions, situation judiciaire, données bancaires complètes, mots de passe : ces informations ne vont dans aucun assistant grand public, quel que soit le réglage.
06Relire tout ce qui sort
Toute production destinée à un client, à une administration ou à une publication est relue par une personne, qui en reste responsable.
07Vérifier à la source
Chiffres, articles de loi, jurisprudences, citations : on vérifie dans le texte d'origine. L'IA les invente avec aplomb.
08L'humain décide
Aucune décision concernant une personne — embauche, évaluation, refus de service — n'est prise sur la seule base d'une réponse d'IA.
09Signaler les contenus réalistes générés
Images, sons ou vidéos réalistes générés par IA et publiés par l'entreprise sont signalés comme tels (article 50 de l'AI Act, depuis le 2 août 2026).
10Prévenir avant de transcrire
Une réunion transcrite ou résumée par une IA : tous les participants sont informés avant le début, et la durée de conservation est fixée.
11Surveiller mémoire, liens et connecteurs
Pas de lien de partage public, mémoire vidée après une information sensible, connecteurs vers les fichiers activés seulement quand c'est nécessaire.
12Une personne référente et une revue annuelle
Quelqu'un à qui poser une question ou signaler une erreur, et une relecture des règles au moins une fois par an ou à chaque nouvel outil.
Exemples : le même besoin, sans donnée sensible
Relance d'impayé. À éviter : « Rédige une relance pour Dupont SARL, 12 rue des Lilas, facture F-2026-118 de 4 380 € ». À privilégier : « Rédige une relance courtoise mais ferme pour un client professionnel en retard de paiement de 60 jours sur une facture de prestation ». Vous ajoutez les détails vous-même, dans votre logiciel.
Synthèse de dossier. À éviter : coller le contrat complet d'un client. À privilégier : décrire la structure du contrat et poser une question précise sur une clause type, sans nom ni montant.
Recrutement. À éviter : soumettre des CV pour obtenir un classement. À privilégier : faire rédiger une fiche de poste ou une grille d'entretien, et garder la lecture des candidatures pour un humain.
Mettre ces règles dans une charte
Ces douze règles forment l'ossature d'une charte d'usage de l'IA. Aucune loi ne l'impose, mais l'écrire a trois effets utiles : tout le monde connaît les règles, la signature vaut premier acte de sensibilisation, et vous avez un document à montrer au client ou à l'assureur qui pose la question.
Les bonnes pratiques par métier
Les règles de base sont les mêmes partout ; les points de vigilance changent selon votre activité : secret professionnel pour les cabinets, droits et transparence pour les agences, données de santé pour les professions médicales.